Bilan de la gestion 2021, copie de la lettre envoyée par le conseil syndical à Oralia

 

Cabinet ORALIA GURTNER

Madame Nathalie PORTMANN

7, rue Auber

75009 Paris

 

 

Le 25 octobre 2021

 

 

Objet : XXXXXX – 75016 Paris
Votre lettre recommandée du 14 octobre

 

Madame,

 

Nous prenons acte de votre lettre datée du 14 octobre, mettant fin à votre contrat de syndic, avec date d’effet au 28 janvier 2022 (AG convoquée le 27 janvier 2022), sans reconnaitre la moindre inexécution grave du syndicat des copropriétaires, au sens de l’article IV de votre mandat de syndic que vous mentionnez. Nous acceptons toutefois de mettre fin au contrat, en raison d’une gestion que nous considérons très éloignée des standards qu’une copropriété est en droit d’attendre (respect de la réglementation, transparence, suivi des dossiers, convocation et PV d’AG, etc.). Nous n’accepterons en aucun cas d’honoraires de la part d’Oralia Gurtner pour l’exercice 2022 dépassant 28/365 des honoraires initialement convenus pour cet exercice.

Vous trouverez ci-joint la fiche d’information ainsi qu’un mandat de syndic du cabinet XXXXXX, à introduire à l’Assemblée Générale du 27 janvier prochain, dont vous voudrez bien nous adresser la convocation pour validation. Il est probable que nous profitions de cette Assemblée Générale pour introduire d’autres résolutions.

*

*      *

Nous attirons votre attention sur le fait que cela ne vous exonère en rien de vos responsabilités dans la gestion de notre copropriété, et notamment de votre responsabilité dans la non réalisation de travaux éventuellement urgents pendant 4 ans consécutifs alors que vous aviez procédé aux appels de fonds et facturation des honoraires du syndic correspondants. Nous notons par ailleurs qu’à la date de fin de notre collaboration, les travaux d’étanchéité de la terrasse et de ravalement n’auront toujours pas été engagés, et que nous ne sommes en possession d’aucun devis d’artisan qualifié.

Nous attirons aussi votre attention sur les compensations qu’au nom du syndicat des copropriétaires du X        XXX, en notre qualité de Président et membre du conseil syndical, nous vous réclamons dès à présent :

Compensation 1 :  Mauvaise gestion du dossier des primes d’état : 148 098 €

Alors que nos travaux (ravalement, étanchéité terrasse, remplacement chaudières) étaient éligibles à l’aide « Maprimerénov’ copropriétés », car générant des économies d’énergie supérieures à 35% et copropriété composée à plus de 75% de résidences principales, vous n’avez pas été en mesure de faire obtenir cette aide à notre copropriété. Parmi les motifs de non obtention de la prime, le dossier n’a pas été déposé à temps, alors que vous aviez entièrement payé un architecte pour la mission de phase d’étude et de choix des entreprises depuis un certain temps.

Il en résulte un manque à gagner pour la copropriété de 25% de (440 601 € – étanchéité et ravalement + 94 074€ chaufferie) soient 133 668 €.

A cela il convient d’ajouter la perte sur le paiement du Pilotage Financier devenu totalement inutile pour la somme de 14 430 € TTC (résolution 11 – AG du 18/01/2021).

Compensation 2 : Paiement indu d’une mission de suivi des travaux à l’architecte REMY pour 11 223 €

Le 22/11/2020, vous avez procédé au paiement d’un acompte sur la mission de suivi des travaux de 11 223 €, alors même que :

• Ces travaux n’étaient pas commencés,
• Contrairement aux recommandations de l’ordre des architectes, vous n’avez conclu aucun contrat avec l’architecte mentionnant les conséquences éventuelles de l’interruption de la mission,
• Vous n’avez pas averti le Président du Conseil Syndical de ce paiement,
• Lorsque le conseil syndical a souhaité changer d’architecte à l’AG du 18/01/21 en raison des carences du Cabinet Remy, vous n’avez averti ni l’assemblée générale ni le conseil syndical de ce paiement.
• Conclusion : vous avez réglé un architecte dont les carences sont évidentes pour une mission qu’il n’a jamais effectuée, sans contrat, et sans prévenir le Président du Conseil Syndical ou l’Assemblée Générale lors du vote d’un nouvel architecte.

Compensation 3 :  5329,38 € pour travaux jamais soumis au vote de l’AG

Au mépris des réglementations et de notre règlement de copropriété, vous avez introduit dans les comptes de 2019 des travaux effectués au 7è étage pour 5329,38 €, sans jamais prendre la peine de faire un appel d’offres ni de les faire voter. Votre réponse selon laquelle l’approbation des comptes annuels vaut approbation de ces travaux est inexacte : La Cour de cassation considère qu’un copropriétaire ne peut pas être condamné à payer sa quote-part du montant des travaux effectués dans l’urgence, si le syndic n’a pas ensuite convoqué une AG (cass. civ. 3e du 12.2.03, n° 01-12872 et cass. civ. 3e du 20.1.99, n° 97-16735). Les juges ont, en outre, précisé que si aucune convocation n’a été envoyée, l’accord de la copropriété ne peut pas être déduit de l’approbation des comptes annuels lors des assemblées ultérieures (cass. civ. 3e du 17.1.07, n° 05-17119).

Compensation 4 : Honoraires pour travaux facturés par le syndic sur des travaux non effectués – 8291 €

Début 2021, vous avez facturé la copropriété d’un montant de 8291 € au titre de vos honoraires pour les travaux de ravalement – étanchéité :

• La pratique de facturation des honoraires en avance – c’est à-dire avant la réalisation des travaux – est dénoncée par tous (notamment l’ARC…) et va contre l’esprit de l’article 14-2 du décret vous permettant de facturer des honoraires pour travaux.
• Vous aurez déjà abandonné la gestion de notre copropriété lorsque les travaux seront réalisés. Vous ne connaitrez donc jamais le montant définitif des dits travaux.
• Votre gestion de ces travaux a été déplorable, puisqu’en 4 ans, vous n’avez toujours pas réussi à les réaliser.
• Vous nous avez mal conseillé sur les travaux (recommandation de ne pas faire d’audit énergétique, convention de servitude bâclée et reprise entièrement par le Président du CS …) et sur le prêt. La caution du prêt copropriété n’a pas été votée dans les formes, ce qui entraine un aléa sur sa validité et donc un risque pour tous les copropriétaires (de l’ordre de 50 000 € d’exposition selon ma compréhension).

Compensation 5 : Honoraires d’avocat dans un procès intenté par un copropriétaire suite à des erreurs commises par le syndic -15 000 € (rés 23.01 de l’AG du 29/06/2021)

Les époux XXXX ont intenté un procès à la copropriété pour faire annuler des résolutions d’AG ne respectant pas les formes légales, et pour demander des dommages et intérêts (env. 400 000€) suite à des travaux non effectués considérés par eux comme urgents.

La convocation en AG et la rédaction des résolutions ainsi que la mise en œuvre des travaux entre dans les responsabilités du syndic. Les honoraires d’avocat pour des contentieux concernant les responsabilités du syndic devraient être prise en charge par ce dernier et non par le syndicat des copropriétaires.

Compensation 6 : AG inutiles convoquées par le syndic en 2020 et 2021– 4 000€

Il appartient au syndic de prendre en charge les frais liés à la convocation d’AG inutiles, mal préparées ou liées à ses propres décisions. Le coût d’une AG (convocation, syndic…) étant de l’ordre de 2000€, nous demandons au syndic de nous rembourser :

• L’AG du 13/11/2020 : l’AG n’a jamais donné lieu à compte rendu. Le syndic n’a même pas pris la peine de demander des devis alternatifs– un seul devis proposé – suite aux problèmes de chaudière. NB : grâce à l’intervention du conseil syndical, les deux chaudières ont ensuite été changées pour le même prix que celui proposé par vos fournisseurs pour en changer une seule.
• L’AG du 27/01/2022 : décision du syndic d’interrompre son mandat.

Compensation 7 : CEE pour 15 000 € de la résolution 4.02 de l’AG du 18 janvier 2021

Le produit de la vente des CEE attaché au remplacement des chaudières (15 000 €) n’a à notre connaissance toujours pas été versé au syndicat.

Il appartient au syndic de garantir ce versement, conformément à la résolution votée (4.02 de l’AG du 18 janvier 2021).

Compensation 8 : appel d’offre Gaz de janvier 2021 – 1000 €

L’appel d’offres Gaz de janvier 2021 n’a été effectué qu’auprès d’un opérateur alternatif à l’opérateur qui était en place. Par rapport aux autres copropriétés, on peut évaluer la différence de prix à 1000 € par an.

Enfin, nous émettons les plus vives réserves sur deux autres sujets :

• la comptabilité de la copropriété notamment sur trois aspects : difficulté à réconcilier les bilans présentés en AG de 2019, 2020 et 2021 ; comptabilisation des consommation d’eau chaude pouvant donner lieu à d’importantes rentrées d’argent fictives dans les comptes de la copropriété, absence de comptabilisation du prêt copropriété.
• la gestion par votre cabinet de la Loi Elan, qui n’a été présentée en AG que suite à la demande d’un copropriétaire et avec un préavis beaucoup trop court pour laisser les parties travailler sereinement. La loi a été votée il y a trois ans….

Nous procéderons à un audit plus approfondi de votre gestion lors du transfert au nouveau syndic, qui pourra bien entendu donner lieu à de nouvelles demandes.

 

Dans l’état actuel de ses connaissances, le conseil syndical vous demande de prendre la responsabilité de vos négligences et erreurs de gestion en compensant le syndicat des copropriétaires à hauteur de 207 941 € (total des demandes de compensations 1 à 8).

 

Dans l’attente de vous lire, nous vous adressons nos salutations.